Word软件技巧系列:善用修订功能

大部分情况下,大部分人都是独立完成word文档工作,因此可能对于修订的功能比较陌生。事实上,当我们需要通过团队合作来共同完成一个文档时,修订功能的使用就显得非常必要了。

一般来说,这个团队协作文档的工作流程是:

起草者 -> 修订者 < => 审阅者

如果没有修订功能,会出现这样的一个现象:

原始草本与修订版本之间的差别并不醒目,审阅者不知道修订者对草本进行了那些更改,包括文字的删减、增加、格式的变化等等。

如果你的上级或者同事给了你一份草本文件,要求你作为修订者检查是否有错别字、是否存在标点符号问题,是否需要替换某些文法不佳的词句,那么修订功能可以让你将所有的修订细节全面的展示给你的同事或上级,他们唯一需要做的就是,逐个审阅每处修订,并选择是否接受他们。

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Word软件技巧系列:成为“替换”高手

这是Word软件技巧系列的第二篇,当我决定在淬念开始这个系列后,我就知道这可能成为淬念系列文章中数量最多的一个系列,谁让我每天都用这个玩意呢。

替换”是Word中非常重要,而且常用的功能,你可以利用替换将快速的将整篇文章中的“ABC”替换成“DEF”,当然这是最基础的替换功能,我相信大家不需要我废话。那么我们现在就把这个功能搞深入一些。

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Word软件技巧系列:善用版本功能

从前,(咳,这不是一个故事的开头)在用word进行工作时,我总是陷于这样的一个状况:

经常性地给不同客户发送类似的文件,比如报价单,整个文件除了总价、数量、日期、公司名不同之外,其他完全一致,因此这类的文件越来越多,遍布于不同的客户子文件夹,不易管理。

事实上,Word中的“版本”功能原是设计用来跟踪“文档修改历史”,这样可以让你快速的回到修改历史中的某个版本。而我却更愿意用它来管理“类似文件”。

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