职场沟通技巧系列:职场沟通的5W理论

职场沟通中的5W理论
职场沟通中的5W理论

大众传播学中有个著名的5W理论,由美国著名的学者H·拉斯维尔(H.Lasswell)于1948年提出。它概括了一个传播过程中的按照先后顺序排列的五大要素:

  1. Who (谁)
  2. Says What (说了什么)
  3. In Which Channal (通过什么渠道)
  4. To Whom (对谁)
  5. With What Effect (有什么效果)

事实上,如果你认为自己不是搞传媒的,这个理论对我没用,那就大错特错了。逸君也不是搞传媒的,却总是津津乐道于5W理论,因为它可以非常好的告诉了你如何提升你的沟通技能。

职场沟通的定义

从狭义上说,职场沟通是说话与聆听。从广义上来说,职场沟通是语言、文字、图象、数据、表格这些信息的对流过程。职场沟通的形式就更多了:邮件、电话、会议、演讲、通知、信函等等。

如果要将5W理论应用于我们的职场沟通,逸君做了一点小小的变化:

  • Who(谁,信息发送方)
  • What (沟通内容)
    • Why(为何)
    • When(何时)
    • Where(何地)
    • Who(何人)
    • How(如何)
  • In Which Channal (通过什么渠道)
  • To Whom (对谁,信息接收方)
  • With What Effect (有什么效果)

看到这里,相比有人开始晕了,我们先举个例子,帮助你理解为什么需要用这个5W理论指导我们沟通。

小王是某个大型设备企业的销售新人,每次拜访客户后,需要在每周一的碰头会上,向主管经理口头陈述本周的拜访情况。(注:橙色代表小王绿色代表销售主管经理)

  1. “经理,这次去深圳宏利拜访后,感觉他们目前兴趣不大,应该没有什么购买需求。”
  2. “你拜访的人是什么级别的?” | “技术部的主管啊”
  3. “有没有给他们产品技术资料?” “有啊,给了好几份”
  4. “有没有做PPT演示?” | “这个不是很正规,就是在我的笔记本电脑上演示了一下”
  5. “他们一共几个人来听你的介绍了?” | “就他一个人,还有一个小助理。”
  6. “有没有别的部门知道你的这次来访?比如采购部或者IT部门?” | “没有,没有别的部门来参加。”

在这个例子中,我们可以看到,小王在沟通中没有将足够的信息传达给部门主管,因此整个过程都处于一问一答的方式。当然,小王是新人,可以谅解,如果小王认为自己在客户面前的伶牙俐齿就是沟通能力强的话,那么他再工作三十年,也还不知道什么才是真正的沟通能力。如果我们用5W理论具体分析一下小王的问题,那么小王的陈述中,向经理交代了这些内容:

  • Who(小王,信息发送方)
  • What (去拜访客户,效果不理想)
    • Why(??为何??)
    • When(??何时??)
    • Where(深圳)
    • Who(宏利技术主管)
    • How(??如何??)
  • In Which Channal (公司周一的碰头会)
  • To Whom (销售主管,信息接收方)
  • With What Effect (经理反复提问,沟通效率低下)

小王的正确做法:

“经理,上周三下午,我去了深圳龙岗的宏利工厂,见到了他们的技术部门主管刘力以及助理。由于是初次见面,我首先介绍了一下我们公司的情况,交换了一下名片。刘主管是技术部门的第一负责人。由于只有两个人的原因,因此没有在会议室里进行产品介绍,只是在接待室用笔记本电脑演示讲解了大概半个小时。之后,我给他们留下了三分技术说明文档,可以给上级或者相关人员查看。我个人感觉他们目前的状况不是很有购买欲,当然也有可能是第一次接触,相互缺乏信任感所致。下次拜访的时间暂时待定。经理,你还有什么问题或者有没有我没说清楚的事情?”

特别注意:

In Which Channal (沟通渠道)

不同的沟通渠道、方式具有不同的特点。例如公司早会,你应该控制自己的时间,突出重点的把信息传递给上级与团队。邮件电话演讲等不同的沟通渠道,都有各种不同的特点与注意事项;

To Whom (信息接收方)

和谁沟通,你首先要搞清楚对方的状况与身份。不同状况与身份的人,你需要注意采用一些不同的沟通方式或者细节。例如,当对方在开车的时候接到你的电话,你应该考虑稍后方便的时候再给别人打过去。当对方是比较温吞水的性格,你可以降低一些你的语速,让对方能更好接收你的信息。

With What Effect (取得什么效果)

这是非常重要的一个环节,很多人容易忽略。你必须确保对方接收到了他所需要的全部信息,或者你想要提供的全部信息。沟通如若没有达到效果,基本上就是浪费时间。

良好的沟通能力不是伶牙俐齿,而是有条理、有逻辑的把内容和信息传达给对方,并且获得对方的反馈。你可以尝试着在职场中奉行逸君版5W沟通理论,相信你能在短时间内,给别人耳目一新的感受。

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14 thoughts on “职场沟通技巧系列:职场沟通的5W理论”

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