Word软件技巧系列:善用版本功能

从前,(咳,这不是一个故事的开头)在用word进行工作时,我总是陷于这样的一个状况:

经常性地给不同客户发送类似的文件,比如报价单,整个文件除了总价、数量、日期、公司名不同之外,其他完全一致,因此这类的文件越来越多,遍布于不同的客户子文件夹,不易管理。

事实上,Word中的“版本”功能原是设计用来跟踪“文档修改历史”,这样可以让你快速的回到修改历史中的某个版本。而我却更愿意用它来管理“类似文件”。

如何操作

通过菜单文件,找到版本,即可打开版本保存器。

通常来说,你如果从来没有用过这个功能的话,原有版本列表中应该是空的,而不是像图中的那样。如果你选择现在保存,那么就可以看到这样一个备注输入界面:

注意,这个版本备注是唯一的告诉你版本信息的地方,因此,确保你的输入的信息能够准确告诉你这个版本是用来干什么的。比如我通常在报价文件的版本信息中输入:

  • 客户“A”的第一次报价(含税)
  • 客户“B”的最终报价(不含税)

注意,版本不会覆盖,这样也确保了你每次保存的都是独一无二的版本。

版本功能的优点

很多人也许会觉得版本功能其实很无聊,另存为也可以工作的很好。那么我想说的是:版本功能具有一些显著的优点:

  1. 节约磁盘空间。一个500K的doc文件,另存为10个版本,那么总计10个文件文件大小为5M。而利用版本功能保存成10个版本,结果只有620K。你版本越多,省得就越多。
  2. 可以快速查看和比较。版本之间永远具有相互参考性,在一个文件中的不同版本,可以快速打开、对比,而不是满硬盘找以前的文件,没准还找不到。因为另存为的功能给你提供了更换文件名的机会。

注意事项

我永远不会发送一个带有多个版本的doc文档给我的客户,原因如下:

  1. 不够专业。可编辑的文本=半成品
  2. 风险性。你可能会因此而泄露版本中的商业机密。

和客户之间的电子文档沟通,大家都知道,Adobe公司的PDF(便携式文档)才是的标准格式,因此,将Word文件打印成PDF格式是你每次发送邮件以前的必须操作。

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