Word软件技巧系列:页眉页脚设计

我知道,在Word文档编辑中,页眉页脚属于不是很大众的功能,绝大多数人的工作文档中并不会使用它们。可是,在几乎所有的商业正式文件、报告中,页眉页脚几乎是必不可少的部分,一个工作文档是否使用页眉页脚,就可以看出文件作者的职业素养。

页眉页脚用来干什么?

页眉的英文是Header,如果大家有一点点HTML知识,会记得HTML中有个Head标签。因此,页眉与Head标签有类似之处,通常用来

  • 提示文件主题
  • 表明版权所属机构
  • 标识商业Logo,网站或其他内容信息

页脚的英文是Footer,我们通常用于以下情况:

  • 标识页码
  • 文件分发注意
  • 编写人
  • 文件版本号

如何插入页眉页脚

打开视图菜单

选择页眉和页脚

这样,就可以来到可供编辑的页眉页脚区域,同时可以看到页眉页脚工具栏:

页眉的设计

通常来说,比较典型的页眉设计包括三种:

整体式:仅有一段文字的设计

两段式:两段文字占据页眉,一段居左,一段居右。

三段式:类似两段式,只是中间空白区域增加一段居中文字。

通常我们采用插入表格的方法来给页眉分段:

如果你用三段式页眉,就在页眉插入一个1*3的表格,这样,可以在分别在左中右三个格子中分别输入你的页眉内容,并选择各自的对齐方式了。当然,编辑好页眉后,我们还需要隐藏表格线条,选中整个表格,进入格式菜单,找到边框和底纹,然后在边框设置中,选择无边框模式。这样,你的表格线条会呈现灰色,在打印预览和实际打印中将不会再出现。

事实上,如果你设计分段式页眉仅有一行,或者不涉及任何图片,那么可以利用Tab键来产生分段效果,这样相对插入表格会更简单一些。

如何去除页眉下的那条横线?

事实上,这个问题是绝大多数刚开始使用页眉的人都会问的问题。其实问题的方法就在上面提到的边框和底纹选项中:

选中所有页眉文字

格式菜单-边框与底纹

去除下边框即可。

页脚设计

大部分情况下,页脚的设计相对页首来的简单,多数的工作文档的页脚可能都只有一个信息,即:本页页码。插入页码的方法很简单,在页眉页脚工具栏中,点击  就可以插入页码变量,当然,也你可以在这个变量前再加个“第”字,在变量后加个“页”字。

很多人喜欢将页码居中显示,这样很方便,当然,如果你的文件页数较多,甚至将来要打印成册,那么奇偶页的设计就会显得很重要了:

大家注意上图中的奇偶页码设计,偶数页码在左侧,奇数页码在右侧,这时大多数书籍的页码设置,实现的方法如下:

回到页眉页脚工具栏,找到   页面设置按钮,切换到版式标签页,如下图。

你会看到一个奇偶页不同的选项,打上勾,确定后你就会发现奇偶页可以分别定义页眉和页脚了。当然,如果你对首页不同的选项感兴趣,也可以打上勾,这样可以对首页单独设置页眉页脚了,或者留空。

到此,页眉页脚的设计介绍完毕,估计有同学会提问:

如果我的文档有首页,有目录,有奇偶页,如何对目录进行单独的页眉页脚设计,不被奇偶页影响呢?逸君的答案是,请期待淬念这个系列的下一篇文章:《体会分节的好处》

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