职场中的防呆理念

职场中的防呆理念
职场中的防呆理念

很多人可能第一次听说“防呆”这个词汇,请不要误认为是“防止发呆”的意思。防呆理念源于日本丰田公司。我们先看看防呆的维基百科定义:

防呆(日语:ポカヨケ;英语:Fool-proofing)是一种预防矫正的行为约束手段,运用避免产生错误的限制方法,让操作者不需要花费注意力、也不需要经验与专业知识即可直觉无误完成正确的操作。(你也可以去google搜索Poka Yoke这个关键词以了解更多,这是防呆的日语发音)

如果你依然不太清楚防呆的理念,那么我们换个浅白的解释:防止呆笨的人做错事情。在生活中,防呆的理念与设计无处不在:

  • 公共场合盥洗盆的感应开关,伸手就出自来水;
  • 内存条与插槽上的凹凸配合,只有方向正确才能插接成功;
  • 灯泡的标准螺口仅分为大小两种,不会错买;
  • Ipod耳机插头脱落时,歌曲自动暂停,重新接插好后,歌曲自动播放;

其实职场与工作中,防呆的理念不仅可以很好的降低你出错的概率,甚至杜绝出错,它甚至还能帮助到你的同事与团队。你是否碰见过这样的问题:

  • 早晨上班忘记打卡;
  • 给别人发送邮件,对方没有收到;
  • 桌上的笔总是被人不经意拿走;
  • 忘记保存文件;

防呆十大原理:

  1. 断根原理:将发生错误的潜在原因排除。例子:软盘上的写保护口,锁上以后,不能删除软盘中的内容。
  2. 保险原理:通过依序执行两个以上的动作完成工作。例子:银行保险库装备两道安全锁,需要两个持匙人同时开启。
  3. 自动原理:运用各种物理学(如:光学、电学、力学)、化学与机械结构学原理自动化执行或不执行。例子:公共走廊的声控感应灯。
  4. 相符原理:利用形状、数学公式、发音、数量检测,如连接线接头及帐号检查号码。例子:在银行开户输入两次密码;在论坛注册帐号输入两次密码。
  5. 顺序原理:将流程编号依序执行。例子:宜家买的大部分简易家具都可以按安装流程手册自行组装。
  6. 隔离原理:透过区域分隔保护某些区域,避免危险或错误。例子:把药品箱置于高处,避免孩童触及。
  7. 复制原理:利用复制来方便核对。例子:发票的一式三联。
  8. 标示原理:运用线条粗细形状或颜色区别以方便识别。例子:信封上的虚线代表有此撕开
  9. 警告原理:将不正常情形透过颜色、灯光、声音警告,即时修正错误。例子:交通信号灯,红色表示禁止,黄色代表警告,绿色代表通行。
  10. 缓和原理:利用各种方法减免错误发生的伤害。例子:车辆中的安全气囊与安全带。

逸君自己常用的工作防呆策略:

  • 发送电子邮件设置索要收条,确保邮件到达目的地。
  • 暂未处理邮件用黄色标识,重要邮件用红色表示。
  • 网上订机票时,输入身份证号码框内,利用复制粘贴的方法,避免手误。
  • 给客户的说明性文件,清晰明示操作步骤,先后顺序。
  • 下班时将未完成的工作写在便签上,贴于笔记本屏幕,带回家工作使用。
  • 公文包与电脑包各放置十几张名片备用,防备忘带名片夹。
  • 开启Office中的自动保存功能,避免文件未保存而丢失。
  • 重要资料文件刻录成光盘。
  • 出差外地住酒店时激活闹铃call服务,同时挑好手机闹钟,双保险。

看完逸君的这些措施,大家也可以简单思考一下,看看都是源自哪个防呆原理。

如果你现在开始了解了什么是防呆理念,那就立即应用到你的工作和生活中吧。它能帮你最大程度的解决健忘、疏忽与低级错误给你造成的损失与伤害。当然,如果有你自己独有的防呆策略,也欢迎你来淬念与大家分享。

你可以通过留言或者邮件的方式与逸君取得联系 (admin@dennnipot.com)。

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