职业技能训练系列:写一份职业的电子邮件

写一份职业的电子邮件
写一份职业的电子邮件

这篇文章的主要针对“职业”二字,而不是如何撰写、发送邮件,或者相关电子邮件收发软件的细节方面。如果要了解电子邮件相关的内容,可以参考一下逸君的这篇文章。

What’s a professional email?

电子邮件,其实和电话沟通(参见《你会打电话吗?》)一样是现代职场的重要沟通方式。职业的电子邮件,能让你获得更多的肯定与更好的客户、同事、老板的印象。

逸君给你的电邮建议如下:

  1. 国家区域:保证你们的邮件用同种语言。我遇到过有位香港同事给我的邮件,竟然是简体中文的,不由得让我对他别有好感。因此,给港人的邮件,可用英文,台人的邮件,可用繁体中文。不会简体转繁体?用word里的简繁转换功能即可。
  2. 抬头称呼:不要再用“亲爱的”的了,这和英文的Dear语境不同,还是用我们的“尊敬的”比较好点,如果对方职位较发信者低,可省略。
  3. 职位称呼:我们中国人还是比较要面子的,不像美国人都直呼其名,bill来bill去的,也不知道是bill clinton还是bill gates。
  4. 邮件要素:5W法是必须要说一下的:Why When Where Who What,按照这个格式,八股文是很容易的嘛;
  5. 结尾致谢:此致敬礼比较生硬,当然也万无一失,活泼一些的如:祝:工作顺利,身体健康之类。
  6. 著名落款:这是比较需要重视的地方,请在这里把自己和公司的详细信息写清楚,便于对方通过邮件能够快速得到你的联系方式:
    举个例子如下:

    逸君  IT部 经理
    力拓科技股份有限公司
    上海浦东科翔路123号 (200087)
    电话:+86(21)2332 4430
    传真:+86(21)2332 4432
    手机:+86   135   8987 3322

  7. 自我称呼:如果是公务邮件,请多用“我们”,少用“我”,毕竟你代表的是一个团队,是一个公司。
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