书面表达工作进度

当我们要书面如邮件、文件等向上级汇报一个项目的进度,那么你应该受到一些Read friendly的训练。下面是没有受过训练的例子

陈总:

活动宣传网站的事宜进度如下:我已挑选阳光互联作为我们的网络供应商(淘汰另两家:月光互联与星辰空间,可参考附件《供应商主推方案性能价格对比》)。阳光互联价格列表详见其主页(www.sunny.com)。接下来的工作将是购买域名,上传程序,并创建数据库。后续进度我将随时让您知悉。


事实上,如果我们采用颜色来区分已经完成与未完成的事项,那么可以看看下面这样处理的效果:

  1. 查询空间供应商
  2. 对比空间供应商
  3. 选择空间供应商
  4. 购买域名
  5. 上传网站程序
  6. 创建数据库

那么如果你需要进一步说明某项工作的细节、原因、负责人等等信息,可以采用加标注的方式,这样的好处是显而易见的,阅读者可以自行选择是否需要了解这些信息,而不是埋头于长篇累牍的文字之中。在这里,我针对加注的部分采用了上标的操作,并对注明内容进行了斜体显示。

  1. 查询空间供应商[1]
  2. 对比空间供应商[2]
  3. 选择空间供应商
  4. 购买域名
  5. 上传网站程序
  6. 创建数据库

[1]:确定三家供应商,阳光网络 | 月光互联 | 星辰空间;

[2]:供应商综合比较见附件 -《供应商主推方案性能价格对比》


如果你存在重要的一些信息需要告知对方,可以使用感叹号!粗体字的方式来表达:

  1. 查询空间供应商[1]
  2. 对比空间供应商[2]
  3. 选择空间供应商[3]
  4. 购买域名
  5. 上传网站程序
  6. 创建数据库

[1]:确定三家供应商入围,阳光网络 | 月光互联 | 星辰空间

[2]:供应商综合比较见附件 -《供应商主推方案性能价格对比》

[3]:最终选择阳光网络作为域名注册与空间服务商,价格服务参见网址:www.sunny.com


以上的这个例子比较适合于通过邮件来向同事或上级说明项目进度,当然,如果你也可以采用不含标注的更简洁一些的表达方式:

  1. 查询空间供应商
    • 确定三家供应商入围,阳光网络 | 月光互联 | 星辰空间
  2. 对比空间供应商
    • 供应商综合比较见附件 -《供应商主推方案性能价格对比》
  3. 选择空间供应商
    • 最终选择阳光网络作为域名注册与空间服务商,价格服务参见网址:www.sunny.com
  4. 购买域名
  5. 上传网站程序
  6. 创建数据库

(注:已完成事项未完成事项


总结一下,Read friendly原则要求你以信息接受者的身份审查自己的书面表达是否足够清晰,易读。实际工作中,除了直线流程式进度外,还有并行式进度,即多个项目正在同时进行,每个项目存在多个细节,涉及不同的时间、负责人、要求等等细则,面对更为复杂的表达需求,可能需要借助图表与表格来实现,因此不在本文范畴,逸君将在未来的文章中为大家介绍它们。大家可以本文抛砖引玉,结合自己的工作状况来进行Read friendly训练。

Read friendly系列:工作进度的书面表达

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2 thoughts on “Read friendly系列:工作进度的书面表达

  • 八月 16, 2017 at 10:06 上午
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    Reply
  • 十月 2, 2017 at 8:22 上午
    Permalink

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