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职场沟通技巧系列：职场沟通的5W理论

Posted Dennis
职场沟通中的5W理论
职场沟通中的5W理论

大众传播学中有个著名的5W理论，由美国著名的学者H·拉斯维尔（H.Lasswell）于1948年提出。它概括了一个传播过程中的按照先后顺序排列的五大要素：

  1. Who （谁）
  2. Says What （说了什么）
  3. In Which Channal （通过什么渠道）
  4. To Whom （对谁）
  5. With What Effect （有什么效果）

事实上，如果你认为自己不是搞传媒的，这个理论对我没用，那就大错特错了。逸君也不是搞传媒的，却总是津津乐道于5W理论，因为它可以非常好的告诉了你如何提升你的沟通技能。

职场沟通的定义

从狭义上说，职场沟通是说话与聆听。从广义上来说，职场沟通是语言、文字、图象、数据、表格这些信息的对流过程。职场沟通的形式就更多了：邮件、电话、会议、演讲、通知、信函等等。

如果要将5W理论应用于我们的职场沟通，逸君做了一点小小的变化：

  • Who（谁，信息发送方）
  • What （沟通内容）
    • Why（为何）
    • When（何时）
    • Where（何地）
    • Who（何人）
    • How（如何）
  • In Which Channal （通过什么渠道）
  • To Whom （对谁，信息接收方）
  • With What Effect （有什么效果）

看到这里，相比有人开始晕了，我们先举个例子，帮助你理解为什么需要用这个5W理论指导我们沟通。

小王是某个大型设备企业的销售新人，每次拜访客户后，需要在每周一的碰头会上，向主管经理口头陈述本周的拜访情况。(注：橙色代表小王，绿色代表销售主管经理)

  1. “经理，这次去深圳宏利拜访后，感觉他们目前兴趣不大，应该没有什么购买需求。”
  2. “你拜访的人是什么级别的？” | “技术部的主管啊”
  3. “有没有给他们产品技术资料？” |  “有啊，给了好几份”
  4. “有没有做PPT演示？” | “这个不是很正规，就是在我的笔记本电脑上演示了一下”
  5. “他们一共几个人来听你的介绍了？” | “就他一个人，还有一个小助理。”
  6. “有没有别的部门知道你的这次来访？比如采购部或者IT部门？” | “没有，没有别的部门来参加。”

在这个例子中，我们可以看到，小王在沟通中没有将足够的信息传达给部门主管，因此整个过程都处于一问一答的方式。当然，小王是新人，可以谅解，如果小王认为自己在客户面前的伶牙俐齿就是沟通能力强的话，那么他再工作三十年，也还不知道什么才是真正的沟通能力。如果我们用5W理论具体分析一下小王的问题，那么小王的陈述中，向经理交代了这些内容：

  • Who（小王，信息发送方）
  • What （去拜访客户，效果不理想）
    • Why（？？为何？？）
    • When（？？何时？？）
    • Where（深圳）
    • Who（宏利技术主管）
    • How（？？如何？？）
  • In Which Channal （公司周一的碰头会）
  • To Whom （销售主管，信息接收方）
  • With What Effect （经理反复提问，沟通效率低下）

小王的正确做法：

“经理，上周三下午，我去了深圳龙岗的宏利工厂，见到了他们的技术部门主管刘力以及助理。由于是初次见面，我首先介绍了一下我们公司的情况，交换了一下名片。刘主管是技术部门的第一负责人。由于只有两个人的原因，因此没有在会议室里进行产品介绍，只是在接待室用笔记本电脑演示讲解了大概半个小时。之后，我给他们留下了三分技术说明文档，可以给上级或者相关人员查看。我个人感觉他们目前的状况不是很有购买欲，当然也有可能是第一次接触，相互缺乏信任感所致。下次拜访的时间暂时待定。经理，你还有什么问题或者有没有我没说清楚的事情？”

特别注意:

In Which Channal （沟通渠道）

不同的沟通渠道、方式具有不同的特点。例如公司早会，你应该控制自己的时间，突出重点的把信息传递给上级与团队。邮件、电话、演讲等不同的沟通渠道，都有各种不同的特点与注意事项；

To Whom （信息接收方）

和谁沟通，你首先要搞清楚对方的状况与身份。不同状况与身份的人，你需要注意采用一些不同的沟通方式或者细节。例如，当对方在开车的时候接到你的电话，你应该考虑稍后方便的时候再给别人打过去。当对方是比较温吞水的性格，你可以降低一些你的语速，让对方能更好接收你的信息。

With What Effect （取得什么效果）

这是非常重要的一个环节，很多人容易忽略。你必须确保对方接收到了他所需要的全部信息，或者你想要提供的全部信息。沟通如若没有达到效果，基本上就是浪费时间。

良好的沟通能力不是伶牙俐齿，而是有条理、有逻辑的把内容和信息传达给对方，并且获得对方的反馈。你可以尝试着在职场中奉行逸君版5W沟通理论，相信你能在短时间内，给别人耳目一新的感受。

14 thoughts on “职场沟通技巧系列：职场沟通的5W理论”

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